Google Workspace とは？メリット／デメリット

Googleworksspaceはレンタルサーバーです。

難しく説明しているサイトがありますが、ようはただのレンタルサーバーです。

• メールアドレスを取得してメールの送受信がしたい
• ホームページを運営したい
• データを保存するクラウドスペースが欲しい

そういったことを実現させるためのレンタルサーバーです。

ただ「個人事業主、小規模な法人」には使いにくいのでおススメできません。

グーグルは小規模な事業所にGoogleworksを勧めていますが、Googleがいう小規模とは100人ぐらいの会社のことです。

日本は世界から見て、類を見ないスモールビジネスに溢れている国でして、Googleはあまり日本を意識しておらず、つまり従業員100人クラスの企業ならいろいろ使い道があるよ、といったところです。

以下では、
個人事業主や小規模事業者（たとえば10人未満など）が導入を検討する場合の注意点についてまとめています。ご参考ください。

Googleworkspaceは「グーグルサイト」という専用のホームページ作成サービスがありますがチープです。満足のいくホームページは作れないと思います。

一般的なレンタルサーバーのように、静的なhtmlファイルをアップしたい／ワードプレスを導入したいといってもGoogleworkspaceは無理です。グーグルサイトというホームページ作成ツールの中で「出来ること」が限られており、その範囲の中で作る感じです。

Googleworkspaceが用意している「Googleサイト」というHP作成サービスは簡素なので、対外的に信用が得られるようなホームページは到底作れません。

個人事業主様、小規模事業者様（～10人程度）であれば、もうこの時点でGoogleworksという選択肢がなくなる人がほとんどだと思います。

大企業さんが、対外的なホームページではなく「社内広報・社内向け回覧板」的な意味合いで、複数の人がログインできる、かつ簡素なホームページを求めており、そのためのサービスが「グーグルサイト」です。

個人事業主さんが集客できるホームページ、会社の顔となるようなホームページを求めている場合は、目的が違うので満足のいくものは作れないと思います。

Googleworkspaceはもうひとつ「グループ」という概念があり、大企業がGoogleworkspaceを導入する場合はこの「グループ」という機能が業務の効率化に役立ちます。

小規模事業者さんでも、ホームページ運営を主と考えているのではなく、「グループ」という機能が使いたくてGoogleworkspaceを検討しているなら、導入を検討してみる価値は有りますが、小規模事業者さんがグループという機能を使うのはかなりハイリスクです。

Googleworkspaceのグループという機能（概念）は、

↓

「ひとつの大きなサーバー」に情報を放り込んで、関係者みんなにログイン権限を与えて、情報共有したほうが業務効率いいじゃない？いう考え方です。

自分、上司、部下、下請けさん、関連業者さん、関連部署などなど。

こういった人間関係をGoogleは「グループ」という表現を使っています。

データひとつにしましても、スタッフに送って、下請けに送って、上司に送って、、といったことをしなくていいように、クラウド上で一元化する（したい）。そういったことを求めている企業向けです。

良さそうじゃない？

と思うかもしれませんが、それは業務を効率化したい大企業側の一方的な考え方とも言えます。

つまりあなたは、グループの人全員にグーグルワークスペース使ってね、と言える強い立場の方でしょうか？

下請けAさんは、自分の仕事のやり方があるでしょう。

急にGoogleworkspaceのグループに入ってと言われても、他の仕事は今までのやり方でやるしかなく、Aさんにとっては面倒でしかありません。

また、みんなウェブ知識がバラバラだと思いますので、使い方が簡単じゃない（と感じる）人は多いです。

強要すると反感を買う可能性もあり、そこまでしてでも、自社の効率化を優先させたいのかどうか。言い方を変えますと強要できるほど強い立場、大きな会社ですか？ということです。

非常に大きな経営判断が必要だと思いますので、あまり簡単に考えない方が良い案件です。

■情報共有の誤操作リスク

「画像1」はAさんと共有できるけど「情報２」はAさんと共有できない、ということもあると思います。

第一グループ、第二グループ、、悪く言えばグループの乱立。

みんながこういうことに詳しいわけではないと思いますので、誤操作で共有してはいけない情報を共有してしまうリスクについても検討が必要です。

こういった感じで、Googleworkspaceはいろいろなリスクを排除しながら、なにがなんでも「業務効率化」が至上命令である、といった大企業さんでないとデメリットのほうが大きいと思います。

グループ機能は小規模事業者には向かないと思います。関係者からそっぽを向かれる可能性があるので注意してください。

Googleworkspaceを利用したい場合は、目的を明確にしてみましょう。この機能が使いたいからGoogleworkspaceにする必要がある、といった感じです。

ただ小規模事業者さんが使いたい機能は無いと思うので（むしろデメリットしかない）、一般的なレンタルサーバーにされたほうが良いと思います。エックスサーバー、さくらレンタルサーバー、ロリポップレンタルサーバー、などのことです。

Gmailが使い慣れているので、Gmailを使いつつホームページも持ちたい場合は、普通にレンタルサーバー（エックスサーバー、さくらレンタルサーバーなど）を契約しましょう。そこでホームページを運営すればOKです。Googleworkspaceを契約する必要はありません。契約するとホームページが「グーグルサイト」というしょぼいホームページしか持てなくなります。

なんとなくGmailだからGoogleworkspaceがいい？と思うかもしれませんがただの錯覚です（笑）※もちろんグーグルサイトが使いたい、という特殊なケースではOKです。グーグルサイトはショボいから使いたくない、というのが普通の人の感覚です。

Googleworksspaceで独自ドメインを取っているから、メールとしてはGoogleworkspaceを使いたい（やめられない）。でも普通のホームページが欲しい（グーグルサイトは嫌）という場合（笑）

二重払いになりますが、もう一つレンタルサーバー（エックスサーバーやさくらレンタルサーバーなど）を契約するしかありません。

下記の方法は現実的じゃないです。
一生二重払いすることになるので、個人的にはGoogleworkspaceを解約されることをお勧めしますが、いちおう書いておきます。

まずレンタルサーバーを契約してください。エックスサーバーさんを契約した例で説明しますと、

エックスサーバーの管理画面（DNSレコード設定画面）より、まずGoogleworkspace側が発行する証明コード（TXTレコード）を取得し、それをエックスサーバー側のTXTレコードに設定してください。その後MXレコード（メール専用）を入力する画面でGoogleworkspaceのMXレコードを入力してください。（メールだけはGoogleworkspaceを使うようにするということ：ホームページはエックスサーバーを使っている状態）

無理矢理ですが上記の方法で、ホームページはエックスサーバーで運営しながら、メールはGoogleworksspaceを利用することが出来ます。

■注意点
レンタルサーバーとしては二重払いになってしまうこと、それからMXレコードはGoogleworkspaceの都合で変更されることがあります。変更があった場合、エックスサーバー側に設定したMXレコードを書き換えなければメール送受信に問題が生じます。

そこまでして使う価値があるかどうかよくご検討ください。

独自ドメインをGoogleworkspaceで取得するのはやめたほうがいいです。

Googleworkspaceを使うためには、必ず独自ドメインが必要ですが、それをGoogleworkspace経由で取得しないといけないと思っている人がいますが、どこで取得してもOKです。お名前ドットコム、ムームードメインなど。

いちおうGoogleworkspaceの関連会社としてGoogledomain（グーグルドメイン）というドメイン取得サービスがあります。グーグルドメインはムームードメインやお名前ドットコムと同じレジストラ（ドメイン販売代行会社）という立場です。特別な存在ではないので（シェアは断然お名前どっとコムのほうが上）、独自ドメイン自体はどこで取得しても大丈夫です。

個人的にはGoogledomainで独自ドメインの取得はおススメしません。海外のドメイン管理会社なのでなにかと面倒です。ドメインはオーソドックスに日本の管理会社で取得すればいいのではないでしょうか（深い意味はないですが）。お名前ドットコムやムームードメインなど。

長々とお読みいただきありがとうございました。Googleworkspaceは大企業向けのサービスです。小規模事業者様の参考になれば幸いです。